Agences de facturation : automatismes et raccourcis à proscrire
L'importance de bien connaître les bonnes pratiques
Comme médecin, vous vous devez de bien connaître les bonnes pratiques en matière de facturation des services médicaux, car vous êtes le seul responsable des factures envoyées en votre nom. Même si avez recours à une agence de facturation, vous devez vous assurer que cette dernière respecte les règles du manuel de facturation. Aux yeux de la RAMQ, les agences, en tant que mandataires, ne sont que de simples exécutantes.
Quelques pièges à éviter
Les contrôles effectués par la RAMQ nous ont permis de cerner quelques automatismes et raccourcis utilisés par des agences et qui pourraient vous porter préjudice.
La RAMQ a constaté que des milliers de consultations avaient été demandées par un seul médecin généraliste aux spécialistes qu’une agence avait sous contrat, ce qui contrevient au règlement d’identification du médecin référent. La situation a été corrigée par l’agence, qui a modifié l’une des fonctions de son programme, permettant ainsi d’éviter toute pénalité.
Soins d’urgence
Autre exemple à proscrire : l’ajout automatique de l’élément de contexte « soins d’urgence », lorsque les soins sont prodigués en dehors des heures régulières, la fin de semaine ou les jours fériés. Cette erreur ne peut être corrigée par la suite, et la RAMQ est en droit de procéder à des récupérations auprès des médecins concernés, après vérification des services facturés. Il est primordial de vous assurer que l’agence applique cette règle de façon appropriée.
L’élément de contexte « soins d’urgence » est défini et expliqué par la règle 14 du Préambule général du Manuel des médecins spécialistes pour la rémunération à l’acte, par l’article 4.2 de l’annexe 38 de la Brochure no 5 pour la rémunération mixte et par la règle 4 du Préambule général du Manuel des médecins spécialistes pour les services de laboratoire en établissement.
Notion d'appel
Les critères énoncés doivent être respectés pour justifier une majoration de la facturation. La notion d’appel est ici importante : le médecin doit avoir vu ou revu un patient, ou posé un geste médical à la suite de la demande d’un autre médecin ou d’un membre du personnel. La notion de déplacement n’est pas obligatoire. Par exemple, si le médecin est déjà à l’hôpital, il peut être appelé en urgence, ce qui est légitime.
Dans les cas suivants, l’élément de contexte « soins d’urgence » ne peut s’appliquer :
- Médecin spécialiste qui voit des malades en tant que médecin de première ligne aux urgences d’un établissement
- Lors d’une visite principale ou d’une visite de contrôle, dans le cadre d’une tournée de patients, en dehors des heures régulières
Dans tous les cas, une tenue méticuleuse de vos dossiers demeure le meilleur outil pour faire valoir vos droits en cas de différend avec la RAMQ.
Afin d’éviter toute confusion, vérifiez que la notion d’appel est bien indiquée au dossier et assurez-vous d’y consigner les informations relatives au contexte d’urgence. Par exemple :
- Appel : en urgence provenant de X
- Objet : possible décompensation respiratoire
Per diem sans acte facturé
Le per diem sans acte facturé est une source de confusion pour bon nombre de médecins. Lors de contrôles, la RAMQ a investigué les journées consécutives sans acte facturé et a découvert des erreurs de facturation qui pourraient avoir découlé de certains automatismes :
- Des médecins ont fait signer des formulaires de journées per diem alors qu’ils étaient en vacances. Nous en déduisons que certaines personnes font signer à l’avance les formulaires par leur responsable; il est important de ne pas signer les formulaires à l’avance. Cette pratique peut entraîner de la confusion. La RAMQ poursuit d’ailleurs ses interventions auprès des signataires à ce sujet.
- Des médecins ont facturé par erreur des per diem en établissement, alors qu’ils travaillaient dans un autre centre ou en cabinet. Il pourrait s’agir de formulaires signés à l’avance, puis oubliés, ou d’une omission dans la consignation des heures de service. Si vous travaillez dans deux lieux différents pendant une même journée, il faut indiquer l’heure de début du service ou la plage horaire durant cette journée, peu importe le lieu où les services ont été rendus. Pour en savoir plus, référez-vous à l’Acte-info 70 et à l’Acte-info 71, parus en juillet 2018.
- D’autres médecins utilisent un code unique en RMX pour consigner leurs activités. Encore une fois, il n’est pas adéquat d’utiliser toujours le même code. Il faut utiliser le code correspondant aux activités réellement effectuées.
- Une autre situation problématique concerne la présence d’un médecin à l’hôpital, sans qu’il facture des services médicaux. Advenant une investigation de la RAMQ, le médecin est tenu de collaborer et de fournir la documentation demandée pour prouver qu’il était sur place. La RAMQ exige en effet des pièces justificatives à ce sujet. Lors de votre présence, vous pourriez par exemple avoir effectué une assistance opératoire, une tournée de malades comportant seulement des visites de contrôle, l’analyse de dossiers ou répondu à des appels de patients lors d’une garde sans consultation.
La bonne tenue de vos dossiers : un élément crucial
Si vous avez consacré du temps à des dossiers de patients pour évaluer les possibilités d’un plan de traitement ou avez contacté certains de ces vos patients, vous devez être en mesure d’en fournir la preuve.
Dans de tels cas, vous pourriez fournir :
- Le numéro d’assurance maladie de chaque patient
- Des notes cliniques
- Toute autre pièce justificative se rapportant au travail effectué (preuve de connexion au réseau informatique de l’établissement, reçu de stationnement, liste de garde où figure votre nom, avec la confirmation par votre directeur des services professionnels que vous étiez effectivement sur place)
Vous seul êtes responsable de l’application des règles de facturation
N'oubliez jamais que vous êtes responsable de l’application des règles de facturation, même lorsque vous confiez cette tâche à un tiers. En cas de doute, plusieurs ressources sont à votre disposition. N'hésitez pas à consulter le Manuel et guide de facturation ou, au besoin, à contacter le Centre d’information et d’assistance aux professionnels de la RAMQ, votre association médicale ou votre Fédération.
Des questions? Contactez la Direction des affaires économiques.