Accréditer une activité de formation
Critères pour le dépôt d'une demande d'accréditation
Seules les demandes d'accréditation provenant d’organismes de médecins, reconnus par le Collège royal des médecins, sont admissibles. Toute demande d’accréditation doit être signée par un médecin spécialiste.
Les médecins spécialistes qui soumettent une première demande d'accréditation à la FMSQ sont encouragés à suivre préalablement le cours de formation en ligne portant sur le Code d'éthique du Conseil québécois de développement professionnel continu des médecins (CQDPCM). Celui-ci est disponible sur MÉDUSE.
Procédure d'accréditation
La FMSQ octroie des heures de formation continue aux activités organisées par un organisme de médecins reconnu.
Les programmes de DPC de ces organismes doivent respecter des critères administratifs, éthiques et pédagogiques, en plus de faire l'objet d'une demande d'accréditation en bonne et due forme.
Frais d’accréditation
Toutes les demandes d'accréditation d'une activité de DPC, soumises par les organismes de médecins non affiliés à la FMSQ, sont facturées 500 $ à l'organisme demandeur. Des frais de 150 $ sont facturés pour les demandes d'accréditation refusées. Tous ces montants sont taxables (voir la procédure de facturation).
Le service d'accréditation de la FMSQ vous offre :
- Soutien pédagogique
- Analyse du dossier
- Évaluation en ligne et production d'un rapport (au besoin)
- Avis de conformité
- Attestation de participation de tous les participants
Pour faire une demande, il suffit de remplir le formulaire. Celle-ci doit être faite au moins 8 semaines avant la tenue d'une activité de DPC. Les activités qui ont commencé avant le dépôt de la demande d'accréditation ne seront pas prises en considération.
Outils relatifs aux demandes d’accréditation
La FMSQ met constamment au point les outils nécessaires pour aider ses associations médicales affiliées, ainsi que les unités de DPC des milieux cliniques, à atteindre les objectifs d'apprentissage de leurs activités.
Ces outils sont aussi offerts à tous les médecins spécialistes membres de la FMSQ :
- Code d'éthique du CQDPCM
- Compétences CanMEDS 2015 (résumé)
- Contrat de subvention à visée éducative
- Convention de location d'un kiosque
- Diapositives sur la déclaration de conflit d'intérêts réels ou potentiels
- Fiche pratique – Liste de verbes pour la formulation des objectifs
- Fiche pratique – Formulation d'objectifs par verbes d'action
- Formulaire de divulgation de conflits d'intérêts potentiels
- Guide sur les droits d'auteurs
- Norme nationale pour le soutien des activités de DPC agréées
FAQ
Toute demande d'accréditation doit être faite au moins 2 mois (8 semaines) avant la tenue d'une activité de DPC. Les activités ayant débuté avant le dépôt de la demande d'accréditation ne seront pas prises en considération.
En général, selon la complexité du dossier, le délai est de 10 à 15 jours ouvrables pour l'analyse du dossier. Des demandes de corrections peuvent être faites au besoin.
Les documents suivants doivent être joints :
- Demande d'accréditation dûment remplie et signée par le médecin spécialiste responsable de l'activité
- Description et plan de l'activité
- Liste et exemplaires du matériel de promotion
- Horaire et programme détaillé
- Fiche d'inscription
- Formulaire d'évaluation
- Formulaire de divulgation des conflits d'intérêts potentiels
- Formulaire de libération des droits (engagement)
- Budget, contrat, lettre d'entente relative au financement de l'activité
De plus, en déposant une première demande à la FMSQ, l’organisme de médecins devra exposer quelle est la structure mise en place pour gérer l’activité de formation continue :
- Identification des besoins :
Fournir ou démontrer l’étude de besoin sur laquelle le comité scientifique s’est appuyé pour développer la formation. L’identification des besoins est la base de toute démarche de formation continue.
-
Sollicitations des conférenciers :
Fournir les contrats ou lettres d’entente entre votre organisme et les conférenciers.
-
Gestion des subventions et paiement des honoraires et des frais de logistique :
Si votre activité est financée par des organismes subventionnaires, vous devez fournir les contrats ou lettres d’entente.
-
Gestion de la logistique de vos activités :
Inclure un budget détaillé, processus d’inscription, etc.
Des objectifs d'apprentissage spécifiques doivent être définis en fonction des besoins établis pour l'ensemble de l'événement et pour chaque séance. Ces derniers doivent être inscrits dans le programme de l'activité.
Le programme de l'événement doit inclure un horaire détaillé, y compris le temps alloué à la période de questions ou aux échanges avec les participants, ainsi que les objectifs d'apprentissage.
Le nom des membres du comité scientifique, le public cible et les remerciements aux organismes subventionnaires doivent également être mentionnés dans les documents envoyés aux participants avant l'activité.
Les participants doivent pouvoir évaluer l'activité à laquelle ils ont participé à l'aide d'un formulaire d'évaluation qui peut être créé par votre organisme en fonction des critères du Collège royal.
Si vous utilisez votre propre formulaire, vous devrez transmettre les résultats des évaluations à la Direction du développement professionnel continue (DDPC) dans les semaines qui suivent votre activité de formation.
Toutefois, la DDPC peut vous transmettre le lien vers une évaluation en ligne qui tiendra compte du programme de votre activité. Les résultats seront transmis sous forme de rapport au médecin responsable de l'activité de formation.
En aucun cas, avant l'approbation finale des heures accordées, il ne faut ajouter dans votre programme une mention selon laquelle cette activité est en cours d'accréditation.
L'accréditation est valide pour la période inscrite sur l'avis de conformité. Si votre organisme prévoit tenir des événements similaires au cours de l'année, il doit en informer la DDPC ou soumettre une nouvelle demande.
Le budget d'une activité de formation doit fournir tous les détails relatifs à toutes les sources de revenus pour ladite activité.
Selon le Code d'éthique du CQDPCM et par souci de transparence, la contribution financière de toutes les organisations à but lucratif et sans but lucratif doit être indiquée sur le programme et sur tout autre outil utilisé dans le cadre de l'activité (sauf les cocardes), comme suit :
« Ce programme bénéficie d'une subvention à visée éducative de (nom des organismes subventionnaires) ».
Les noms de toutes les sociétés commerciales agissant à titre de commanditaires doivent être énumérés au même endroit, en même temps, avoir la même dimension et utiliser la même police de caractères, sans logo. Seul le nom des entreprises doit être mentionné.
Les remerciements ne doivent pas être associés à une partie d'activité en particulier.
Les heures de formation sont accordées pour des activités d'apprentissage collectif (dans la section 1 sur les activités de développement professionnel reconnues) ou des programmes d’autoévaluation ou de formation (dans la section 3 sur les activités d’évaluation de l’exercice reconnue qui sont agréées).
Les types de formation peuvent, par exemple, inclure :
- Des conférences
- Des séminaires
- Des périodes de questions
- Des ateliers
Les heures qui n'entrent pas dans le calcul de la durée de la formation sont celles consacrées aux expositions (toujours situées à l'extérieur des salles de formation où se déroulent les activités de DPC), les heures de repas, les pauses-santé, les réceptions, les activités sociales, etc.